Planeado face ao real: o que fazer com as tuas estatísticas

De cada vez que fechas um bloco geras um dado que nenhuma outra agenda tem: o que pensavas fazer, ao lado do que fizeste. Este artigo explica como lê-lo para planeares melhor e não para te sentires pior, que é o fácil.

De onde vem o dado

Dos fechos, e de mais nada. Quando um bloco termina, respondes concluir, remarcar ou cancelar, e isso é tudo o que há a fazer: não existe nenhum relatório para preencher nem nenhuma folha para manter.

Isto soa a pormenor e é o motivo pelo qual as estatísticas do Dilo significam alguma coisa. Qualquer sistema que te peça para registares o teu tempo no fim do dia está a pedir-te que te lembres, e tu não te lembras: reconstróis. E ao reconstruir toda a gente arredonda a seu favor. A pergunta no fim do bloco chega no único momento em que a resposta é exata, e custa um toque.

Podes ver os últimos 7, 30 ou 90 dias. Os primeiros sete são ruído: não tires conclusões antes do segundo mês.

A percentagem de cumprimento

Que percentagem do que agendaste acabou concluída. É o número mais visível e o mais fácil de interpretar mal, por isso comecemos pelo que não é: não é uma nota. Não há um número bom a que chegar.

Os 90 % merecem parágrafo à parte, porque é a armadilha mais habitual. Quando um número te vigia, o natural é começar a agendar só coisas seguras: o almoço, a academia que já fazias, a reunião que ia acontecer de qualquer forma. A percentagem sobe, sabe bem, e a agenda deixa de te dizer absolutamente nada sobre ti. Um sistema de medida que nunca te pode dar uma má notícia não é um sistema de medida.

Horas planeadas face a horas cumpridas

A outra cara do mesmo assunto, e a que mais depressa te corrige: quantas horas meteste no dia e quantas saíram de facto.

Quase toda a gente descobre o mesmo à primeira: planeia entre oito e dez horas de blocos e cumpre quatro ou cinco. Não é falta de disciplina, é um erro de cálculo tão comum que tem nome na literatura de psicologia: ao estimar quanto vamos demorar imaginamos a versão sem imprevistos, e a versão sem imprevistos nunca acontece.

O efeito secundário é o que procuras: quando o dia que planeias se parece com o dia que acontece, deixas de te deitar com a sensação de estar atrasado. Essa sensação quase nunca vinha de teres feito pouco. Vinha de teres prometido demasiado de manhã.

A tua pior faixa do dia

As estatísticas repartem os teus blocos por faixas e mostram-te o cumprimento de cada uma. É a métrica que mais gente ignora e a que mais depressa melhora os dias.

Praticamente há sempre uma faixa a arrastar o resultado, e praticamente nunca é a que dirias. Toda a gente acha que sabe a que hora rende melhor, mas o que recordas são os dias excecionais, não a média de sessenta.

O que se faz com o dado é logística, não moral:

• A coisa importante muda-se para a tua melhor faixa. Ponto. Não há virtude nenhuma em fazer o difícil à hora em que levas dois meses a falhar.
• A pior faixa recebe trabalho mecânico: e-mails, rever, arrumar, recados. Coisas que se fazem mal e mesmo assim saem.
• Se a pior faixa for a de depois de almoço — de longe a mais comum —, considera que aí vá o descanso agendado ou o passeio, e não uma batalha que já perdeste muitas vezes.

A lista desconfortável: o que mais cancelas

As tarefas que agendas vezes sem conta e nunca fazes. É a métrica mais desagradável de olhar e, de longe, a que mais muda as coisas.

Uma tarefa cancelada quatro vezes não precisa de mais força de vontade. Precisa de um diagnóstico, e só há quatro:

1. É demasiado grande «Fazer o IRS» não é uma tarefa, é um projeto. Parte-a até o primeiro pedaço ser ridiculamente pequeno: «procurar o certificado e pô-lo na secretária». Se não te parecer ridículo, ainda é demasiado grande.
2. Está na hora errada Cruza esta tarefa com a tua pior faixa. Muitas vezes a tarefa não tinha nada de mal: estavas a pô-la às quatro da tarde.
3. Falta-lhe alguma coisa antes Não podes «ligar para a seguradora» se não encontras o número da apólice. O bloco real que faltava era procurar o número. Agenda esse.
4. Nunca a vais fazer E acontece. Há tarefas que andam há seis meses a viajar de lista em lista porque achas que devias querer fazê-las. Apaga-a. O alívio diz-te se acertaste, e a lista de canceladas é o único sítio onde estas tarefas ficam a descoberto — numa lista normal camuflam-se para sempre entre as outras.

Uma vez por mês, pega na tarefa mais cancelada e aplica-lhe um dos quatro. Só essa. É provavelmente o melhor uso de vinte minutos que podes fazer com esta app.

A regra que não se pode quebrar

Nunca ajustes o que planeias para que bata certo com o que fizeste.

É tentador e é fatal. Se puseste uma hora para alguma coisa e demoraste duas, há duas leituras possíveis: «demoro duas horas nisto» ou «vou pôr duas horas para ficar verde». A primeira é informação. A segunda é maquilhagem, e assim que começas a maquilhar, os números deixam de significar nada e só te resta uma agenda com cores bonitas.

A distinção prática: ajusta a duração porque aprendeste quanto demoras, não porque queres que a percentagem suba. Soam igual e não são, e só tu sabes qual das duas estás a fazer.

O mesmo com os cancelamentos. Cancelar não é um fracasso nem quebra nenhuma sequência: é uma resposta honesta que fecha o assunto. O que é mesmo um problema é deixar blocos por resolver, porque um bloco no limbo não é dado nem é nada, e o limbo é o que faz com que as agendas sejam abandonadas.

A revisão de vinte minutos

Uma vez por semana, sempre à mesma hora. Agenda-se como tudo o resto:

Quatro perguntas, por esta ordem, e nenhuma é «fiz bem?»:

1. Quantas horas planeei e quantas cumpri? Se a diferença for grande, na semana seguinte planeio o número cumprido.
2. Qual foi a minha pior faixa? Mudo uma só coisa de sítio. Uma.
3. Que tarefa encabeça a lista das canceladas? Aplico-lhe um dos quatro diagnósticos de cima.
4. O que correu bem? Parece de autoajuda e é puro método: se não identificares o que funcionou, na semana seguinte mudas isso sem dares por ela.

Vinte minutos, quatro perguntas, e nenhum juízo. O objetivo não é seres uma pessoa mais disciplinada: é que daqui a três meses o dia que planeias à noite se pareça com o dia que vais viver.