Prévu face au réel : quoi faire de tes statistiques

Chaque fois que tu clos un bloc, tu génères une donnée qu'aucun autre agenda n'a : ce que tu pensais faire, à côté de ce que tu as fait. Cet article explique comment la lire pour mieux planifier plutôt que pour te sentir plus mal, ce qui est le résultat facile.

D'où vient la donnée

Des clôtures, et de rien d'autre. Quand un bloc se termine, tu réponds terminer, replanifier ou annuler, et c'est tout ce qu'il y a à faire : il n'existe aucun rapport à remplir ni aucune feuille à tenir.

Ça a l'air d'un détail et c'est la raison pour laquelle les statistiques de Dilo veulent dire quelque chose. Tout système qui te demande d'enregistrer ton temps en fin de journée te demande de te souvenir, et tu ne te souviens pas : tu reconstruis. Et en reconstruisant, tout le monde arrondit en sa faveur. La question à la fin du bloc arrive au seul moment où la réponse est exacte, et elle coûte une pression.

Tu peux regarder les 7, 30 ou 90 derniers jours. Les sept premiers sont du bruit : ne tire pas de conclusions avant le deuxième mois.

Le taux de réalisation

Quel pourcentage de ce que tu as planifié a fini terminé. C'est le chiffre le plus visible et le plus facile à mal interpréter, alors commençons par ce qu'il n'est pas : ce n'est pas une note. Il n'y a pas de bon chiffre à atteindre.

Les 90 % méritent leur propre paragraphe, parce que c'est le piège le plus courant. Quand un chiffre te surveille, le réflexe naturel est de ne planifier que des choses sûres : le déjeuner, le sport que tu faisais déjà, la réunion qui allait avoir lieu de toute manière. Le pourcentage monte, ça fait du bien, et ton agenda cesse de te dire quoi que ce soit sur toi. Un système de mesure qui ne peut jamais t'annoncer une mauvaise nouvelle n'est pas un système de mesure.

Heures prévues face aux heures tenues

L'autre face de la même affaire, et celle qui te corrige le plus vite : combien d'heures tu as mises dans la journée et combien en sont réellement sorties.

Presque tout le monde découvre la même chose la première fois : on planifie entre huit et dix heures de blocs et on en tient quatre ou cinq. Ce n'est pas un manque de discipline, c'est une erreur d'estimation si commune qu'elle a un nom dans la littérature de psychologie : en estimant combien de temps on va mettre, on imagine la version sans imprévus, et la version sans imprévus n'arrive jamais.

L'effet secondaire est celui que tu cherches : quand la journée que tu planifies ressemble à la journée qui arrive, tu arrêtes de te coucher avec la sensation d'être en retard. Cette sensation ne venait presque jamais d'avoir peu fait. Elle venait de t'être trop promis le matin.

Ta pire tranche de la journée

Les statistiques répartissent tes blocs par tranches et t'affichent le taux de chacune. C'est l'indicateur que le plus de gens ignorent et celui qui améliore les journées le plus vite.

Il y a pratiquement toujours une tranche qui plombe le résultat, et pratiquement jamais celle que tu citerais. Tout le monde croit connaître sa meilleure heure, mais ce dont tu te souviens, ce sont les jours exceptionnels, pas la moyenne sur soixante.

Ce qu'on fait de la donnée relève de la logistique, pas de la morale :

• La chose importante déménage vers ta meilleure tranche. Point. Il n'y a aucune vertu à faire le difficile à l'heure où tu échoues depuis deux mois.
• Ta pire tranche reçoit du travail mécanique : mails, relecture, rangement, courses. Des choses qui sortent même mal faites.
• Si ta pire tranche est celle d'après le déjeuner — de loin la plus courante —, envisage d'y mettre la pause planifiée ou la marche, plutôt qu'une bataille que tu as déjà perdue de nombreuses fois.

La liste inconfortable : ce que tu annules le plus

Les tâches que tu planifies encore et encore sans jamais les faire. C'est l'indicateur le plus désagréable à regarder et, de loin, celui qui change le plus de choses.

Une tâche annulée quatre fois n'a pas besoin de plus de volonté. Elle a besoin d'un diagnostic, et il n'y en a que quatre :

1. Elle est trop grosse « Faire la déclaration d'impôts » n'est pas une tâche, c'est un projet. Coupe-la jusqu'à ce que le premier morceau soit ridiculement petit : « chercher l'attestation et la poser sur le bureau ». Si ça ne te paraît pas ridicule, c'est encore trop gros.
2. Elle est à la mauvaise heure Croise cette tâche avec ta pire tranche. Bien souvent la tâche n'avait rien de mauvais : tu la mettais à seize heures.
3. Il manque quelque chose avant Tu ne peux pas « appeler l'assurance » si tu ne trouves pas ton numéro de contrat. Le vrai bloc qui manquait, c'était chercher le numéro. Planifie celui-là.
4. Tu ne la feras jamais Ça arrive. Certaines tâches voyagent de liste en liste depuis six mois parce que tu crois que tu devrais avoir envie de les faire. Supprime-la. Le soulagement te dira si tu avais raison, et la liste des annulées est le seul endroit où ces tâches se retrouvent à découvert — dans une liste ordinaire elles se camouflent pour toujours parmi les autres.

Une fois par mois, prends la tâche la plus annulée et applique-lui un des quatre. Celle-là seulement. C'est probablement le meilleur usage de vingt minutes que tu puisses faire avec cette app.

La règle qu'on ne peut pas casser

N'ajuste jamais ce que tu planifies pour que ça colle à ce que tu as fait.

C'est tentant et c'est fatal. Si tu as prévu une heure pour quelque chose et que ça en a pris deux, il y a deux lectures possibles : « je mets deux heures pour ça » ou « je vais mettre deux heures pour que ça passe au vert ». La première est une information. La seconde est du maquillage, et dès que tu commences à maquiller, les chiffres cessent de signifier quoi que ce soit et il ne te reste qu'un agenda aux jolies couleurs.

La distinction pratique : ajuste la durée parce que tu as appris combien de temps tu mets, pas parce que tu veux que le pourcentage monte. Ça se ressemble et ce n'est pas pareil, et toi seul sais laquelle des deux tu fais.

Pareil pour les annulations. Annuler n'est pas un échec et ne casse aucune série : c'est une réponse honnête qui clôt l'affaire. Ce qui est vraiment un problème, c'est de laisser des blocs non résolus, parce qu'un bloc dans les limbes n'est ni une donnée ni rien du tout, et les limbes sont ce qui fait abandonner les agendas.

Le bilan de vingt minutes

Une fois par semaine, toujours à la même heure. Ça se planifie comme tout le reste :

Quatre questions, dans cet ordre, et aucune n'est « est-ce que j'ai bien fait ? » :

1. Combien d'heures j'ai prévues et combien j'ai tenues ? Si l'écart est grand, la semaine prochaine je planifie le chiffre tenu.
2. Quelle a été ma pire tranche ? Je déplace une seule chose. Une.
3. Quelle tâche est en tête des annulées ? Je lui applique un des quatre diagnostics ci-dessus.
4. Qu'est-ce qui a bien marché ? Ça a l'air de développement personnel et c'est de la méthode pure : si tu n'identifies pas ce qui a marché, la semaine prochaine tu le changeras sans t'en rendre compte.

Vingt minutes, quatre questions, aucun jugement. Le but n'est pas de devenir quelqu'un de plus discipliné : c'est que dans trois mois, la journée que tu planifies le soir ressemble à la journée que tu vas vivre.