Como usar o Dilo para te concentrares a sério

Concentrar-se não é um traço de carácter: é uma situação. Acontece quando sabes o que estás a fazer, quanto vai durar e o que acontece quando terminar. Este artigo explica como montar essa situação com blocos, e o que fazer quando ela se parte.

Um bloco, uma coisa

Esta é a única regra inegociável, e é a que quase toda a gente parte.

Um bloco que diz «trabalho» ou «estudar» não protege nada, porque lá dentro continuas a ter de decidir o que fazes. E decidir é exatamente o contrário de concentrar-se: é abrir quatro separadores, ver o correio «só um instante» e levantar a cabeça quarenta minutos depois.

O teste para saber se um bloco está bem escrito: ao ler o título, sabes se já está feito ou não.

Repara no último: quando uma tarefa é demasiado grande para caber num bloco, o bloco não é a tarefa — é decidir qual é a tarefa. Isso também é uma coisa concreta e pode agendar-se.

Quanto deve durar um bloco

Há dois erros simétricos e ambos matam a concentração.

Blocos de três horas. Não aguentas três horas, ninguém aguenta três horas, e sabe-lo enquanto o agendas. Um bloco em que não acreditas transforma-se num bloco em que abres o telemóvel aos vinte minutos com a desculpa de que «total, ainda falta muito». E quando chega o fecho e tens de responder o que aconteceu, a resposta é desconfortável.

Blocos de dez minutos para tudo. O outro extremo também falha: há tarefas cujo arranque custa quinze minutos — abrir o documento, lembrar onde ficaste, apanhar o fio — e um bloco de dez minutos gasta todo o seu tempo no arranque e não produz nada.

Se uma tarefa precisa de três horas, não faças um bloco de três horas: faz dois de noventa minutos com um espaço a sério pelo meio. Ao fechar cada um tens um ponto de controlo, e se o primeiro se torceu podes repensar o segundo em vez de arrastar o naufrágio.

A regra do primeiro bloco

O primeiro bloco do dia decide o resto do dia, e não por magia: pelo que faz à tua atenção.

Se o primeiro bloco for «ver o correio», estás a entregar a primeira hora — a melhor — às prioridades de outras pessoas, e além disso entras em modo reativo, do qual custa imenso sair. Quando finalmente te sentas ao que é teu, já levas quarenta minutos a responder a coisas e a tua cabeça está em doze sítios.

Se o teu trabalho não o permitir porque há urgências reais logo de manhã, então o bloco teu vai a seguir à primeira ronda de urgências, e agenda-se com a mesma seriedade que uma reunião. Um bloco sem hora não sobrevive a um dia ocupado.

Repara na ordem. Não é um pormenor estético: é a diferença entre um dia que conduzes e um dia que te conduz.

O que fazer com as interrupções

As interrupções não se evitam. Classificam-se, e há exatamente três classes.

1. Ocorre-te alguma coisa

Estás a escrever e de repente: «tenho de renovar o seguro». É a interrupção mais frequente e a mais traiçoeira, porque parece produtiva. Se a perseguires, perdes o bloco; se a ignorares, volta de quatro em quatro minutos.

A saída é tirá-la da cabeça dando-lhe hora, o que é coisa de quatro segundos:

E voltas. O importante não é apontá-la: é que já tem lugar, e por isso deixa de voltar. Está explicado a fundo em as tarefas que te esmagam.

2. Interrompe-te alguém

Se der para adiar, adia-se para o bloco de papelada: «agora estou com isto, às quatro vejo». Ter um bloco de papelada já agendado torna essa frase muito mais fácil de dizer, porque não estás a dizer «não», estás a dizer «às quatro».

Se não der para adiar, não faz mal: quando o bloco terminar, remarca-o para o próximo espaço livre. É um toque e não parte nada.

3. Interrompes-te tu

A mais comum e a única que é mesmo um problema. Abres o telemóvel sem motivo, entras num separador, e estás fora. Aqui a única coisa que funciona a sério é o bloco ser curto e estar escrito com uma tarefa concreta: é muito mais difícil fugir de «fazer os exercícios ímpares do tema 4 até às 10» do que de «estudar».

E se fugires à mesma, o fecho do bloco vai registá-lo. Isso não é um castigo: é como descobres, em duas semanas, que as tuas fugas têm horário fixo.

Quando não consegues começar

Há dias em que o bloco chega, vês-lo, e não arrancas. Três truques que funcionam mesmo, de menos para mais:

1. Faz o bloco mais pequeno, não maior Se «escrever o relatório» te tem paralisado, o problema é o tamanho. Remarca um de quinze minutos com um objetivo ridiculamente pequeno: «escrever o título e os quatro pontos». Ridículo é a palavra-chave: se não te parecer ridículo, ainda é demasiado grande.
2. Agenda o primeiro passo físico Não «estudar», mas «abrir o livro na página 120 e ler dois parágrafos». Quase toda a resistência vive no arranque; uma vez lá dentro, continuar é fácil.
3. Cancela-o de propósito Se hoje não é o dia, cancela-o com o botão, não o deixes morrer. Soa ao mesmo e não é: cancelar fecha o assunto, liberta-te da culpa de fundo e — isto é o importante — deixa registo. Três cancelamentos da mesma tarefa não são três fracassos: são um aviso de que essa tarefa está mal formulada, mal dimensionada ou mal colocada no dia.

O fim do bloco também importa

Quase toda a gente cuida do início dos blocos e ninguém do fim. E o fim é onde se perde a concentração do bloco seguinte.

Quando um bloco termina, o Dilo põe-se à tua frente e pergunta o que aconteceu. Esse momento de dez segundos faz três coisas ao mesmo tempo:

• Corta. Tira-te da tarefa de forma explícita, em vez de a deixar sangrar até ao bloco seguinte.
• Regista. Transforma o que aconteceu num dado, enquanto ainda te lembras. Uma revisão às onze da noite já é ficção.
• Decide. Se não acabaste, decides ali mesmo se vai para o próximo espaço ou se se cancela. Nada fica no limbo, e o limbo é o que faz com que as agendas sejam abandonadas.

Um conselho pequeno com efeito grande: fecha o bloco antes de olhares para o telemóvel. Se olhares primeiro, já não fechas.

Encontra a tua faixa boa

Toda a gente acha que sabe a que hora rende melhor e quase toda a gente se engana, porque o que recordas são os dias excecionais, não a média.

As estatísticas do Dilo repartem os teus blocos por faixas do dia e mostram-te a percentagem de cumprimento de cada uma. Ao fim de umas duas semanas de fechos, essa tabela diz coisas desconfortáveis e muito úteis: que logo de manhã cumpres 80 % e depois de almoço 30 %, por exemplo.

O que se faz com essa informação é simples: a coisa importante muda-se para a tua melhor faixa, e a pior faixa recebe trabalho mecânico. Não lutes contra a tua pior faixa pondo-lhe as tarefas difíceis; já perdeste essa luta muitas vezes.

Há um artigo inteiro sobre como ler esses números sem os usares para te castigares: planeado face ao real.

Resumo numa tabela